Organisez vos fichiers de généalogie numérique

Si vous utilisez un ordinateur dans vos recherches généalogiques - et qui ne le fait pas! - alors vous avez probablement une grande collection de fichiers de recherche numériques. Photos numériques, recensements ou testaments téléchargés, documents numérisés, courriels… Si vous êtes comme moi, cependant, ils finissent par être dispersés dans divers dossiers de votre ordinateur, malgré tous vos efforts. Cela peut vraiment compliquer les choses lorsque vous devez localiser une photo spécifique ou retrouver un e-mail.

Comme pour tout projet d'organisation, il existe plusieurs façons d'organiser vos fichiers de généalogie numérique. Commencez par réfléchir à votre façon de travailler et aux types de fichiers que vous collectez au cours de vos recherches généalogiques.

Triez vos fichiers

Les fichiers de généalogie numérique sont plus faciles à organiser si vous les obtenez d'abord triés par type. Passez un peu de temps à rechercher dans vos fichiers informatiques tout ce qui touche à la généalogie.

• Recherchez dans votre dossier Mes documents (ou Documents) et sous-dossiers des fichiers texte, des photos, des fichiers téléchargés et d'autres documents de généalogie. Utilisez votre explorateur de fichiers (par exemple, l'Explorateur Windows, le Finder) pour rechercher des documents à l'aide de mots clés tels que les noms de famille, les types d'enregistrement, etc. Un certain nombre d'outils de recherche de fichiers gratuits sont également disponibles et offrent des fonctionnalités de recherche supplémentaires..
• Vérifiez Mes images ou tout autre dossier dans lequel vous stockez vos photos pour rechercher des photos ou des documents numériques ou numérisés. Vous pouvez également effectuer une recherche à l'aide d'extensions de fichiers d'image courantes telles que .jpg, .png ou .tiff.
• Ouvrez votre logiciel de généalogie pour savoir où il stocke ses fichiers associés. Ils peuvent se trouver dans le même dossier que votre logiciel de généalogie (souvent sous Program Files). Cela peut inclure votre fichier logiciel de généalogie, ainsi que tous les rapports que vous avez créés ou les photos ou documents que vous avez importés dans votre logiciel.
• Si vous avez téléchargé des fichiers, ils peuvent se trouver dans un dossier Téléchargements ou un nom similaire.
• Ouvrez votre programme de messagerie et recherchez également des e-mails liés à la généalogie. Ceux-ci sont souvent plus faciles à organiser si vous les copiez et les collez dans un document de traitement de texte ou votre logiciel de généalogie.

Une fois que vous avez localisé vos fichiers de généalogie numérique, vous avez un certain nombre de choix. Vous pouvez choisir de les laisser à leur emplacement d'origine et créer un journal d'organisation pour garder une trace des fichiers, ou vous pouvez les copier ou les déplacer vers un emplacement plus central.
 

Enregistrez vos fichiers de généalogie numérique

Si vous préférez laisser vos fichiers à leur emplacement d'origine sur votre ordinateur, ou si vous n'êtes que du type super-organisé, un journal peut être le chemin à parcourir. Il s'agit d'une méthode facile à maintenir, car vous n'avez pas vraiment à vous soucier de la situation sur votre ordinateur - il vous suffit de le noter. Un journal de fichiers numériques permet de simplifier le processus de localisation d'une photographie, d'un document numérisé ou d'un autre fichier généalogique particulier.

Utilisez la fonction de tableau dans votre programme de traitement de texte ou un tableur tel que Microsoft Excel pour créer un journal pour vos fichiers de généalogie. Inclure des colonnes pour les éléments suivants:

• nom du fichier (y compris son extension) et date
• emplacement sur votre ordinateur
• une brève description du fichier
• noms des personnes ou des zones géographiques principales dans le fichier
• emplacement physique du document ou de la photo d'origine (le cas échéant).

Si vous sauvegardez vos fichiers numériques sur un DVD, une clé USB ou tout autre support numérique, incluez le nom / numéro et l'emplacement physique de ce support dans la colonne de l'emplacement du fichier.
 

Réorganisez les fichiers sur votre ordinateur

Si un journal de fichiers est trop difficile à suivre ou ne répond pas à tous vos besoins, une autre méthode de suivi de vos fichiers de généalogie numérique consiste à les réorganiser physiquement sur votre ordinateur. Si vous n'en avez pas déjà un, créez un dossier appelé Généalogie ou Recherche familiale pour contenir tous vos fichiers de généalogie. J'ai le mien en tant que sous-dossier dans mon dossier Documents (également sauvegardé sur mon compte Dropbox). Sous le dossier Généalogie, vous pouvez créer des sous-dossiers pour les lieux et noms que vous recherchez. Si vous utilisez un système de classement physique particulier, vous souhaiterez peut-être suivre la même organisation sur votre ordinateur. Si vous avez un grand nombre de fichiers dans un dossier particulier, vous pouvez choisir de créer un autre niveau de sous-dossiers organisés par date ou type de document. Par exemple, j'ai un dossier pour mes recherches OWENS. Dans ce dossier, j'ai un sous-dossier pour les photos et des sous-dossiers pour chaque comté dans lequel je fais des recherches sur cette famille. Dans les dossiers du comté, j'ai des sous-dossiers pour les types d'enregistrement, ainsi qu'un dossier principal "Recherche" où je conserve mes notes de recherche. Le dossier Généalogie sur votre ordinateur est également un bon endroit pour conserver une copie de sauvegarde de votre logiciel de généalogie, mais vous devez également conserver une copie de sauvegarde supplémentaire hors ligne.

En conservant vos fichiers de généalogie dans un emplacement central sur votre ordinateur, vous facilitez la localisation rapide des recherches importantes. Il simplifie également la sauvegarde de vos fichiers de généalogie.
 

Utiliser un logiciel conçu pour l'organisation

Une alternative à la méthode du bricolage consiste à utiliser un programme conçu pour organiser les fichiers informatiques.

Clooz 
Un programme d'organisation conçu spécifiquement pour les généalogistes, Clooz est présenté comme un "classeur électronique". Le logiciel comprend des modèles pour saisir des informations à partir d'une variété de documents généalogiques standard tels que les registres de recensement, ainsi que des photos, de la correspondance et d'autres registres généalogiques. Vous pouvez importer et joindre une copie numérique de la photo ou du document d'origine à chaque modèle si vous le souhaitez. Des rapports peuvent être générés pour montrer tous les documents contenus dans Clooz pour un individu ou un type d'enregistrement spécifique.

Logiciel d'album photo 
Si vos photos numériques sont éparpillées sur votre ordinateur et sur une collection de DVD ou de lecteurs externes, un organiseur de photos numériques comme Adobe Photoshop Elements ou Google Photos peut venir à la rescousse. Ces programmes analysent votre disque dur et cataloguent chaque photo qui s'y trouve. Certains ont également la possibilité de cataloguer les photos trouvées sur d'autres ordinateurs en réseau ou sur des disques externes. L'organisation de ces images varie d'un programme à l'autre, mais la plupart organisent les photos par date. Une fonction «mot-clé» vous permet d'ajouter des «étiquettes» à vos photos - comme un nom de famille, un emplacement ou un mot-clé spécifique - pour les rendre faciles à trouver à tout moment. Mes photos de pierre tombale, par exemple, sont étiquetées avec le mot "cimetière", plus le nom du cimetière particulier, l'emplacement du cimetière et le nom de famille de l'individu. Cela me donne quatre façons différentes de trouver facilement la même image.

Une dernière méthode d'organisation des fichiers numériques consiste à les importer tous dans votre logiciel de généalogie. Des photos et des documents numérisés peuvent être ajoutés à de nombreux programmes d'arbres généalogiques grâce à une fonction d'album. Certains peuvent même être joints en tant que sources. Les e-mails et les fichiers texte peuvent être copiés et collés dans le champ des notes pour les individus auxquels ils appartiennent. Ce système est bien si vous avez un petit arbre généalogique, mais peut devenir un peu lourd si vous avez un grand nombre de documents et de photos qui s'appliquent à plusieurs personnes.

Quel que soit le système d'organisation que vous choisissez pour vos fichiers de généalogie informatique, l'astuce consiste à l'utiliser de manière cohérente. Choisissez un système et respectez-le et vous n'aurez plus jamais de mal à retrouver un document. Un dernier avantage pour la généalogie numérique - il aide à éliminer une partie de l'encombrement papier!