Que sont les rapports commerciaux et techniques?

Un rapport est un document qui présente des informations dans un format organisé pour un public et un objectif spécifiques. Bien que les résumés des rapports puissent être présentés oralement, les rapports complets sont presque toujours sous forme de documents écrits.

Dans "Rapports commerciaux contemporains",Kuiper et Clippinger définissent les rapports d'activité comme «des présentations organisées et objectives d'observations, d'expériences ou de faits utilisés dans le processus décisionnel».

Sharma et Mohan définissent un rapport techniquecomme "une déclaration écrite des faits d'une situation, d'un projet, d'un processus ou d'un test; comment ces faits ont été constatés; leur importance; les conclusions qui en ont été tirées; et [dans certains cas] les recommandations qui sont faites" dans "Correspondance d'affaires et rédaction de rapports."

Les types de rapports comprennent les mémos, les procès-verbaux, les rapports de laboratoire, les rapports de livres, les rapports d'étape, les rapports de justification, les rapports de conformité, les rapports annuels et les politiques et procédures..

Observations

H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke et Mary John O'Hair, "Business Communication: A Framework for Success"

"Les rapports peuvent remplir quatre fonctions différentes et parfois liées. Ils peuvent être utilisés comme des contrôles pour garantir le bon fonctionnement de tous les départements, fournir des informations, fournir une analyse et persuader les autres d'agir."

Caractéristiques des rapports efficaces

Shirley Kuiper et Dorinda Clippinger, "Rapports commerciaux contemporains"

"Les rapports efficaces sont compris par le lecteur comme l'auteur le souhaitait, et ils influencent le lecteur à agir comme l'écrivain souhaité. Les objectifs de l'écrivain sont plus susceptibles d'être atteints s'ils correspondent aux besoins et aux objectifs du lecteur. Un rapport efficace est empathique, précis, complet, concis et clair. Surtout, un rapport efficace présente des informations éthiques. "

Warren Buffet sur la communication avec un public

Warren Buffet, avant-propos de "A Plain English Handbook"

"Un conseil original mais utile: écrivez en pensant à une personne en particulier. Lorsque je rédige le rapport annuel de Berkshire Hathaway, je fais semblant de parler à mes sœurs. finances. Ils comprendront un anglais simple, mais le jargon peut les énigmer. Mon objectif est simplement de leur donner les informations que je souhaiterais qu’ils me fournissent si nos positions étaient inversées. Pour réussir, je n’ai pas besoin d’être Shakespeare; je dois , cependant, ont un désir sincère d'informer. "

Rapports longs et courts

John M. Lannon, "Communication technique"

"Dans le monde professionnel, les décideurs s'appuient sur deux grands types de rapports: certains rapports se concentrent information ("ce que nous faisons maintenant", ce que nous avons fait le mois dernier ", ce que notre enquête auprès des clients a trouvé", ce qui s'est passé lors de la réunion du département "). Mais au-delà de la simple fourniture d'informations, de nombreux rapports incluent également une analyse («ce que ces informations signifient pour nous,« quels plans d'action devraient être envisagés », ce que nous recommandons et pourquoi»).

"Pour chaque rapport long (formel), d'innombrables rapports courts (informels) conduisent à des décisions éclairées sur des questions aussi diverses que les chaises de bureau les plus confortables à acheter à la meilleure recrue à embaucher pour une formation en gestion. Contrairement aux rapports longs, la plupart des rapports courts ne nécessitent aucune planification étendue, sont préparés rapidement, contiennent peu ou pas d'informations de fond et n'ont pas de sujet de début ou de fin (page de titre, table des matières, glossaire, etc.) .Malgré leur concision, les rapports succincts fournissent les informations et l'analyse dont les lecteurs ont besoin . "

Sources

Kuiper, Shirley. «Contemporary Business Reports». Dorinda Clippinger, 5e édition, Cengage Learning, 6 février 2012.