Qu'est-ce qu'un mémorandum? Définition et exemples

Un mémorandum, plus communément appelé note, est un court message ou enregistrement utilisé pour la communication interne dans une entreprise. Autrefois la principale forme de communication écrite interne, les mémorandums ont cessé d'être utilisés depuis l'introduction du courrier électronique et d'autres formes de messagerie électronique; cependant, être capable de rédiger des mémos clairs peut certainement vous être utile pour rédiger des courriels commerciaux internes, car ils servent souvent le même objectif.

Objectif des mémos

Les mémos peuvent être utilisés pour communiquer rapidement avec un large public quelque chose de bref mais important, comme des changements de procédure, des augmentations de prix, des ajouts de politiques, des calendriers de réunion, des rappels pour les équipes ou des résumés des termes de l'accord, par exemple.

Rédiger des mémos efficaces

La stratège des communications Barbara Diggs-Brown dit qu'une note de service efficace est "courte, concise, très organisée et jamais en retard. Elle doit anticiper et répondre à toutes les questions qu'un lecteur pourrait avoir. Elle ne fournit jamais d'informations inutiles ou déroutantes."

Soyez clair, concentré, bref mais complet. Prenez un ton professionnel et écrivez comme si le monde pouvait le lire - c'est-à-dire, n'incluez aucune information trop sensible pour que tout le monde puisse la voir, en particulier à l'ère du copier-coller ou du «cliquer et avancer».

Format

Commencez par les bases: à qui l'article est adressé, la date et la ligne d'objet. Commencez le corps du mémo avec un objectif clair, énoncez ce que vous avez besoin que les lecteurs sachent et concluez avec ce que vous avez besoin que les lecteurs fassent, si nécessaire. N'oubliez pas que les employés peuvent simplement parcourir le mémo à la réception, utilisez donc de courts paragraphes, sous-titres et, si possible, utilisez des listes. Ce sont des «points d'entrée» pour l'œil afin que le lecteur puisse se référer facilement à la partie du mémo dont il ou elle a besoin.

N'oubliez pas de relire. La lecture à haute voix peut vous aider à trouver des mots, des répétitions et des phrases maladroites.

Exemple de mémo sur la modification du calendrier d'impression

Voici un exemple de mémo interne d'une maison d'édition fictive informant les employés des changements d'horaire à venir en raison des vacances de Thanksgiving. La production aurait également pu envoyer des notes de service distinctes à des départements distincts, surtout s'il y avait plus de détails dont chaque département avait besoin et qui ne concerneraient pas les autres départements..

À: Tous les employés

De: E.J. Smith, chef de production

Date: 1 novembre 2018

Objet: Modification du calendrier d'impression de Thanksgiving

La production tient à rappeler à tous que les vacances de Thanksgiving affecteront nos délais d'impression ce mois-ci. Toutes les pages sur papier qui seraient normalement envoyées à l’imprimante via UPS un jeudi ou un vendredi au cours de la semaine devront être 15 h le mercredi 21 novembre.

Services de publicité et de rédaction

• Assurez-vous que quiconque vous envoie du texte ou des images pour publication ne sera pas en vacances la semaine du 19. Fixez des délais plus tôt pour tout ce qui vient de l'extérieur. 
• Sachez que la photographie interne et les graphistes auront plus de travail et moins de temps pour le faire, veuillez donc acheminer votre travail vers le service approprié plus tôt que la normale..
• Veuillez ne pas envoyer de travaux urgents au plus tard le 16 novembre. Les articles à court terme nécessaires ne peuvent pas être garantis pour être achevés dans les délais antérieurs et doivent passer par le bureau de l'ordonnanceur pour approbation avant d'être attribués. Soyez tôt à la place.

Départements Photographie et Graphisme

• Tous les membres du département des arts seront autorisés à faire des heures supplémentaires en novembre au besoin pour faire face à la crise du début de la période des fêtes et aux échéances antérieures. 

Merci d'avance à tous pour votre aide à obtenir le matériel le plus tôt possible et votre considération pour le personnel du service de production.

Exemple de mémo sur une réunion

Ce qui suit est un mémo fictif pour organiser une réunion avec les membres d'une équipe qui reviennent d'un salon professionnel.

À: Équipe du salon

De: C.C. Jones, superviseur marketing

Date: 10 juillet 2018

Objet: Réunion de retour au salon

À votre retour au travail le vendredi 20 juillet, après le salon, planifions un déjeuner à midi dans la salle de réunion de l'aile est pour revoir le déroulement du salon. Planifions de discuter de ce qui a bien fonctionné et de ce qui n'a pas fonctionné, comme:

• Nombre de jours de présence
• Quantité et types de supports marketing fournis
• Présentoirs
• Comment les cadeaux ont été reçus
• L'emplacement du stand et la circulation à différents moments de la journée
• Ce qui a suscité l'intérêt des passants
• Niveaux de dotation des stands

Je sais que lorsque vous revenez d'un salon, vous avez un million de choses à suivre, nous allons donc limiter la réunion à 90 minutes ou moins. Veuillez vous préparer avec vos commentaires et vos critiques constructives sur les aspects marketing de l'émission. Les commentaires des clients existants et les nouveaux clients potentiels seront couverts lors d'une réunion séparée avec les équipes de produits et de vente. Merci pour votre travail sur le salon.

La source

Diggs-Brown, Barbara. The PR Styleguide. 3e éd, Cengage Learning, 2012.