Étiquette commerciale chinoise

De la mise en place d'une réunion aux négociations formelles, connaître les bons mots à dire fait partie intégrante de la conduite des affaires. Cela est particulièrement vrai si vous hébergez ou êtes des invités de gens d'affaires internationaux. Lorsque vous planifiez ou assistez à une réunion d'affaires chinoise, gardez à l'esprit ces conseils sur l'étiquette des entreprises chinoises..

Organiser une réunion

Lorsque vous organisez une réunion d'affaires chinoise, il est important d'envoyer à l'avance autant d'informations que possible à vos homologues chinois. Cela inclut des détails sur les sujets à discuter et des informations générales sur votre entreprise. Le partage de ces informations garantit que les personnes que vous souhaitez rencontrer assisteront effectivement à la réunion.

Cependant, la préparation à l'avance ne vous donnera pas de confirmation du jour et de l'heure de la réunion. Il n'est pas rare d'attendre avec impatience la dernière minute pour la confirmation. Les hommes d'affaires chinois préfèrent souvent attendre quelques jours avant ou même le jour de la réunion pour confirmer l'heure et le lieu.

Etiquette d'arrivée 

Être à l'heure. Arriver tard ou tôt est considéré comme impoli. Si vous arrivez en retard, vous vous excuserez pour votre retard. Si vous êtes en avance, retardez l'entrée dans le bâtiment jusqu'à l'heure indiquée.

Si vous organisez la réunion, il est de bonne pratique d'envoyer un représentant pour saluer les participants à la réunion à l'extérieur du bâtiment ou dans le hall, et les accompagner personnellement jusqu'à la salle de réunion. L'hôte doit attendre dans la salle de réunion pour accueillir tous les participants à la réunion.

L'invité le plus âgé devrait d'abord entrer dans la salle de réunion. Bien que l'entrée par rang soit un must lors des réunions de haut niveau du gouvernement, elle devient moins formelle pour les réunions d'affaires régulières.

Disposition des sièges lors d'une réunion d'affaires chinoise

Après une poignée de main et un échange de cartes de visite, les invités prendront place. Les sièges sont généralement classés par rang. L'hôte doit escorter l'invité le plus âgé à son siège ainsi que tout invité VIP.

Si la réunion a lieu dans une salle avec des chaises placées autour du périmètre, la place d'honneur est à la droite de l'hôte sur un canapé ou sur des chaises qui sont en face des portes de la salle. Si la réunion se déroule autour d'une grande table de conférence, l'invité d'honneur est assis directement en face de l'hôte. D'autres invités de haut rang sont assis dans la même zone générale tandis que le reste des invités peut choisir leur siège parmi les chaises restantes.

Dans certains cas, toute la délégation chinoise peut choisir de s'asseoir d'un côté d'une grande table de conférence rectangulaire et les étrangers de l'autre. Cela est particulièrement vrai pour les réunions et négociations officielles. Lors de ces réunions, les principaux délégués sont assis à la table près du centre, avec des participants de rang inférieur placés à chaque extrémité de la table.

Discuter des affaires 

Les réunions commencent généralement par de petites discussions pour aider les deux parties à se sentir plus à l'aise. Après quelques instants de conversation, il y a un court discours de bienvenue de l'hôte suivi d'une discussion sur le sujet de la réunion.

Au cours de toute conversation, les homologues chinois hochent souvent la tête ou font des déclarations affirmatives. Ce sont des signaux qu'ils écoutent ce qui est dit et comprennent ce qui est dit. Ce ne sont pas des accords sur ce qui est dit.

N'interrompez pas pendant la réunion. Les réunions chinoises sont très structurées et s'interposer au-delà d'une brève remarque est considéré comme impoli. Aussi, ne mettez personne sur la sellette en leur demandant de fournir des informations qu'ils ne semblent pas vouloir donner ou de défier directement une personne. Cela les amènera à être gênés et à perdre la face. Si vous utilisez un interprète, il est essentiel d'adresser vos commentaires à l'orateur, pas au traducteur.

Sources et lectures complémentaires

• Okoro, Ephraim. "Étiquette interculturelle et communication dans les affaires mondiales: vers un cadre stratégique pour gérer l'expansion de l'entreprise." Journal international des affaires et de la gestion 7,16 (2012): 130-138.
• Seligmann, Scott D. «L'étiquette des affaires chinoises: guide du protocole, des mœurs et de la culture en République populaire de Chine». New York: Warner Business Books, 1999.