Correspondance généalogique 101

Vous ne pouvez pas trouver les informations sur Internet et n'avez pas le temps ni l'argent pour visiter le palais de justice. Aucun problème! L'utilisation du service postal pour demander des documents, des dossiers et d'autres informations sur votre famille peut vous faire gagner des heures. Les nécrologies de la bibliothèque, les certificats de naissance du bureau des actes d'état civil, les testaments du palais de justice et les mariages de l'église ne sont que quelques-uns des nombreux documents disponibles par la poste.

Quelles sont les politiques de demande de recherche?

L'astuce pour obtenir des informations par la poste est de se familiariser avec les registres et les politiques des archives et des dépôts dans la région où vivaient vos ancêtres. Les questions que vous devez poser avant de demander des copies par courrier sont les suivantes:

• Peut-on envoyer des photocopies de documents par la poste?
• Quels enregistrements sont disponibles? Pour quelles périodes?
• Les enregistrements ont-ils été indexés?
• Les index d'un nom de famille particulier peuvent-ils être obtenus par courrier?
• Quels sont les frais d'obtention de copies?
• Y a-t-il des frais supplémentaires pour demander des copies par courrier lors d'une visite en personne?
• Quels types de paiement sont acceptés?
• Les demandes peuvent-elles être télécopiées ou envoyées par courrier électronique?
• Une citation complète (nom exact, date, etc.) est-elle requise, ou des recherches peuvent-elles être effectuées?
• Quel est le délai d'exécution moyen pour les demandes de généalogie?

Les index sont essentiels

Pour faciliter la demande de documents généalogiques par courrier, il est tout d'abord utile d'accéder à tous les index publiés. Les index permettent de localiser facilement votre nom de famille, de rechercher d'autres parents possibles vivant dans la région et d'explorer les variations orthographiques possibles. Ils vous permettent également de demander facilement des documents spécifiques avec une citation de volume et de page ou un numéro de certificat. De nombreuses installations n'ont pas les ressources nécessaires pour entreprendre des recherches généalogiques, mais la plupart sont heureuses de fournir des copies des documents lorsqu'elles reçoivent les informations de source spécifiques obtenues via l'index.

De nombreux actes fonciers, actes d'état civil, dossiers d'immigration et testaments ont été indexés et peuvent être obtenus sur microfilm par le biais de votre Centre d'histoire familiale local ou en ligne via FamilySearch. Vous pouvez également écrire directement à l'établissement (tel qu'un bureau des actes) et demander des copies des index pour un nom de famille ou une période spécifique. Cependant, tous les référentiels ne fourniront pas ce service..

Correspondre avec confiance

Sauf si vous prévoyez d'envoyer une seule demande, il est utile d'utiliser un formulaire, appelé journal de correspondance, pour vous aider à garder une trace des demandes que vous envoyez, des réponses que vous recevez et des informations que vous avez obtenues. Utilisez le journal de correspondance pour enregistrer la date de votre demande, le nom de la personne ou des archives avec lesquelles vous correspondez et les informations demandées. Lorsque vous recevez une réponse, notez la date et les informations reçues.

Lorsque vous demandez des informations et des documents par courrier, gardez vos demandes brèves et précises. Essayez de ne pas demander plus d'un ou deux enregistrements par transaction, sauf si vous avez vérifié à l'avance avec la personne qui traite votre demande. Certaines installations exigent que chaque demande individuelle soit traitée dans une transaction distincte, tandis que d'autres se feront un plaisir de copier deux douzaines de documents pour vous. Incluez le paiement, s'il est requis, avec votre lettre. Si le paiement n'est pas requis, il est toujours agréable d'offrir un don. Les bibliothèques, les sociétés généalogiques et les églises, en particulier, apprécient ce geste. Certains référentiels peuvent vous envoyer une facture après réception de votre demande initiale, en fonction du nombre réel de photocopies requises par les documents que vous avez demandés. Dans la plupart des cas, vous devrez alors envoyer le paiement avant de recevoir les copies.

Conseils pour assurer une réponse

Pour les meilleures chances d'encourager une réponse réussie à vos demandes:

• Gardez votre lettre courte et simple. Indiquez les informations dont vous avez besoin et n'incluez que les informations générales qui peuvent aider quelqu'un à trouver la réponse à votre demande.
• Incluez d'autres orthographes, surnoms, etc. sous lesquels tous les enregistrements peuvent être trouvés.
• Incluez toujours une enveloppe pré-adressée et affranchie (SASE)
• Indiquez votre nom et votre adresse sur la lettre, ainsi que le SASE
• Incluez votre adresse e-mail et numéro de téléphone avec votre lettre. Cela permet à la personne qui traite votre demande de vous contacter rapidement si elle a des questions.
• Soyez poli et courtois. "S'il vous plaît" et "merci" va un long chemin.
• Relisez votre lettre pour la grammaire et l'orthographe, en vous assurant que votre demande est facile à comprendre et que vous avez inclus des noms, des dates et des lieux précis.
• Conservez une copie de votre lettre, au moins jusqu'à ce que vous receviez une réponse, et notez-la dans votre journal de correspondance.

Beaucoup de vos recherches généalogiques peuvent être menées avec succès par courrier tant que vous faites vos devoirs, êtes poli et prévenant dans toute votre correspondance et gardez une bonne trace de vos résultats. Bonne chasse!