Comment utiliser la grammaire anglaise pour écrire des instructions

En rédaction commerciale, rédaction technique et autres formes de composition, instructions sont des instructions écrites ou orales pour effectuer une procédure ou effectuer une tâche. Il est aussi appelé écriture instructive.

Les instructions pas à pas utilisent généralement le point de vue de la deuxième personne (vous, votre, le vôtre). Les instructions sont généralement transmises dans la voix active et l'humeur impérative: s'adresser directement à votre public.

Les instructions sont souvent écrites sous la forme d'une liste numérotée afin que les utilisateurs puissent reconnaître clairement la séquence des tâches.

Des instructions efficaces comprennent généralement des éléments visuels (tels que des images, des diagrammes et des organigrammes) qui illustrent et clarifient le texte. Les instructions destinées à un public international peuvent s'appuyer entièrement sur des images et des symboles familiers. (Ils sont appelés instructions sans mot.)

Observations et exemples

"Les bonnes instructions sont sans ambiguïté, compréhensibles, complètes, cohérentes et efficaces." (John M. Penrose, et al., Communication d'entreprise pour les gestionnaires: une approche avancée, 5e éd. Thomson, 2004)

Le côté le plus léger des instructions: Manuel pour les personnes récemment décédées

Juno: D'accord, avez-vous étudié le manuel?
Adam: Eh bien, nous avons essayé.
Juno: Le chapitre de l'interface intermédiaire sur la hantise en dit long. Sortez-les vous-même. C'est ta maison. Les maisons hantées ne sont pas faciles à trouver.
Barbara: Eh bien, nous ne comprenons pas.
Juno: J'ai entendu. Arraché vos visages tout de suite. Évidemment, cela ne sert à rien de tirer la tête devant les gens s'ils ne peuvent pas vous voir.
Adam: Nous devrions commencer plus simplement alors?
Juno: Commencez simplement, faites ce que vous savez, utilisez vos talents, pratiquez. Vous auriez dû étudier ces leçons depuis le premier jour. (Sylvia Sidney, Alec Baldwin et Geena Davis dans Beetlejuice, 1988)

Caractéristiques de base

"Les instructions ont tendance à suivre un modèle pas à pas cohérent, que vous décriviez comment faire du café ou comment assembler un moteur automobile. Voici les caractéristiques de base des instructions:

• Titre spécifique et précis
• Introduction avec des informations générales
• Liste des pièces, outils et conditions requises
• Étapes ordonnées séquentiellement
• Graphique
• Information sur la sécurité
• Conclusion qui signale l'achèvement de la tâche

Les étapes ordonnées séquentiellement sont la pièce maîtresse d'un ensemble d'instructions, et elles occupent généralement une grande partie de l'espace dans le document. "
(Richard Johnson-Sheehan, La communication technique aujourd'hui. Pearson, 2005)

Liste de contrôle pour les instructions de rédaction

1. Utilisez des phrases courtes et des paragraphes courts.
2. Organisez vos points dans un ordre logique.
3. Rendez vos déclarations spécifiques.
4. Utilisez l'humeur impérative.
5. Mettez l'élément le plus important dans chaque phrase au début.
6. Dites une chose dans chaque phrase.
7. Choisissez vos mots avec soin, en évitant le jargon et les termes techniques si vous le pouvez.
8. Donnez un exemple ou une analogie, si vous pensez qu'une déclaration peut dérouter un lecteur.
9. Vérifiez votre ébauche terminée pour la logique de présentation.
10. N'omettez pas d'étapes et ne prenez pas de raccourcis.

(Adapté de Écrire avec précision par Jefferson D. Bates. Pingouin, 2000)

Astuces utiles

"Les instructions peuvent être des documents autonomes ou faire partie d'un autre document. Dans les deux cas, l'erreur la plus courante est de les rendre trop compliquées pour le public. Tenez compte du niveau technique de vos lecteurs. Utilisez des espaces blancs, des graphiques et d'autres éléments de conception. pour rendre les instructions attrayantes. Le plus important, assurez-vous d'inclure les références Attention, Avertissement et Danger avant les étapes auxquelles ils s'appliquent. "
(William Sanborn Pfeiffer, Guide de poche sur la communication technique, 4e éd. Pearson, 2007)

Instructions de test

Pour évaluer l'exactitude et la clarté d'un ensemble d'instructions, invitez une ou plusieurs personnes à suivre vos instructions. Observez leur progression pour déterminer si toutes les étapes sont terminées correctement dans un délai raisonnable. Une fois la procédure terminée, demandez à ce groupe de test de signaler tout problème qu'il a pu rencontrer et de proposer des recommandations pour améliorer les instructions..