Comment mettre en forme et écrire une lettre commerciale simple

Les gens écrivent des lettres et des courriels commerciaux pour diverses raisons, telles que demander des informations, effectuer des transactions, trouver un emploi, etc. Une correspondance commerciale efficace doit être claire et concise, respecter le ton et être correctement formatée. En décomposant une lettre commerciale en ses composants de base, vous pouvez apprendre à communiquer efficacement et à améliorer vos compétences d'écrivain..

Les bases

Une lettre commerciale type contient trois sections, une introduction, un corps et une conclusion. 

1. L'introduction: L'introduction indique à qui s'adresse l'auteur. Si vous écrivez à quelqu'un que vous ne connaissez pas ou que vous n'avez rencontré que brièvement, l'introduction peut également expliquer brièvement pourquoi vous écrivez. En règle générale, l'introduction ne dure qu'une ou deux phrases.
2. Le corps: Le corps des lettres est l'endroit où vous déclarez votre entreprise. Cette section peut être aussi courte que quelques phrases ou plusieurs paragraphes. Tout dépend du degré de détail nécessaire pour décrire le sujet traité.
3. La conclusion: La conclusion est la dernière section où vous appellerez à une action future. Cela peut être l'occasion de parler en personne, de demander des informations supplémentaires ou d'effectuer une transaction. Comme l'introduction, cette section ne doit pas être plus d'une phrase ou deux et doit indiquer clairement ce que vous aimeriez à la personne qui lit votre lettre.

L'introduction

Le ton de l'introduction dépend de votre relation avec le destinataire de la lettre. Si vous vous adressez à un ami proche ou à un collègue de travail, l'utilisation de son prénom est acceptable. Mais si vous écrivez à quelqu'un que vous ne connaissez pas, il est préférable de l'adresser officiellement dans le message d'accueil. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous écrivez, utilisez son titre ou une forme générale d'adresse.

Quelques exemples:

• Cher directeur du personnel
• Cher Monsieur ou Madame
• Cher Dr, M., Mme, Mme (Nom)
• Cher Frank (utilisez ceci si la personne est un contact commercial proche ou un ami)

Il est toujours préférable d'écrire à une personne spécifique. De manière générale, utilisez M. lorsque vous vous adressez aux hommes et à Mme pour les femmes dans le message d'accueil. N'utilisez le titre de docteur que pour les médecins. Bien que vous devriez toujours commencer une lettre commerciale avec le mot «Cher», le faire est une option pour les e-mails professionnels, qui sont moins formels..

Si vous écrivez à une personne que vous ne connaissez pas ou que vous n'avez rencontrée qu'en passant, vous pouvez suivre le message d'accueil en fournissant un certain contexte pour expliquer pourquoi vous contactez cette personne..

Quelques exemples:

• En référence à votre annonce dans le Times…
• Je donne suite à notre appel téléphonique hier.
• Merci pour votre lettre du 5 mars.

Le corps

La majorité d'une lettre commerciale est contenue dans le corps. C'est là que l'écrivain indique sa raison de correspondre. Par exemple: 

• Je vous écris pour vous renseigner sur le poste affiché dans The Daily Mail.
• Je vous écris pour confirmer les détails de l'expédition sur la commande # 2346.
• Je vous écris pour m'excuser pour les difficultés que vous avez rencontrées la semaine dernière dans notre agence.

Une fois que vous avez indiqué la raison générale de la rédaction de votre lettre d'affaires, utilisez le corps pour fournir des détails supplémentaires. Par exemple, vous pouvez envoyer à un client des documents importants à signer, présenter des excuses à un client pour un service médiocre, demander des informations à une source ou toute autre raison. Quelle que soit la raison, n'oubliez pas d'utiliser un langage courtois et poli.

Par exemple:

• Je serais reconnaissant de vous rencontrer la semaine prochaine.
• Auriez-vous le temps de vous réunir la semaine prochaine?
• Je serais ravi de vous faire visiter nos installations le mois prochain.
• Malheureusement, nous devrons reporter la réunion au 1er juin.
• Vous trouverez ci-joint une copie du contrat. Veuillez signer où indiqué.