Structure d'une lettre officielle

Les lettres anglaises officielles sont rapidement remplacées par courrier électronique. Cependant, la structure de lettre officielle que vous apprenez peut toujours être appliquée aux e-mails professionnels et autres e-mails officiels. Suivez ces conseils de structure pour rédiger des lettres d'affaires et des courriels officiels efficaces.

Un objectif pour chaque paragraphe

Premier paragraphe: Le premier paragraphe des lettres officielles devrait comprendre une introduction à l'objet de la lettre. Il est courant de remercier d'abord quelqu'un ou de se présenter.

Cher M. Anders,

Merci d'avoir pris le temps de me rencontrer la semaine dernière. J'aimerais poursuivre notre conversation et vous poser quelques questions.

Paragraphes du corps: Le deuxième paragraphe et les suivants devraient fournir les informations principales de la lettre et s'appuyer sur l'objectif principal du premier paragraphe d'introduction..

Notre projet avance comme prévu. Nous aimerions développer un programme de formation pour le personnel des nouveaux sites. À cette fin, nous avons décidé de louer un espace dans le centre d'exposition des entreprises locales. Le nouveau personnel sera formé par nos experts en personnel pendant trois jours. De cette façon, nous serons en mesure de répondre à la demande dès le premier jour.

Paragraphe final: Le dernier paragraphe devrait résumer brièvement l'intention de la lettre officielle et se terminer par un appel à l'action.

Merci pour votre considération de mes suggestions. J'attends avec impatience l'occasion de discuter davantage de cette question.

Détails de la lettre officielle

Ouvert avec une expression d'adresse formelle, telle que:

Cher Monsieur, Madame (Madame, Mlle) - si vous connaissez le nom de la personne à qui vous écrivez. Utilisation Cher Monsieur / Madame si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous écrivez, ou À qui cela concerne

Toujours utiliser Mme pour les femmes, sauf si vous êtes spécifiquement invité à utiliser Mme ou Mademoiselle.

Commencer votre lettre

D'abord, donnez une raison pour écrire. Si vous commencez une correspondance avec quelqu'un à propos de quelque chose ou demandez des informations, commencez par fournir une raison d'écrire:

• Je vous écris pour vous informer sur…
• Je vous écris pour demander / vous renseigner sur…
• Je vous écris pour vous renseigner sur les informations destinées aux petites entreprises.
• Je vous écris pour vous informer que nous n'avons pas encore reçu de paiement pour…

Souvent, des lettres formelles sont écrites pour exprimer nos remerciements. Cela est particulièrement vrai lorsque vous écrivez en réponse à une demande quelconque ou lorsque vous écrivez pour exprimer votre appréciation pour un entretien d'embauche, une référence ou toute autre assistance professionnelle que vous avez reçue.. 

Voici quelques phrases utiles de gratitude:

• Merci pour votre lettre du (date) vous renseignant sur…
• Nous tenons à vous remercier pour votre lettre du (date) demandant / demandant des informations sur…
• En réponse à votre lettre du (date), nous vous remercions de votre intérêt pour…

Exemples:

• Je vous remercie pour votre lettre du 22 janvier demandant des informations sur notre nouvelle gamme de tondeuses à gazon.
• En réponse à votre lettre du 23 octobre 1997, nous vous remercions de votre intérêt pour notre nouvelle gamme de produits.

Utilisez les phrases suivantes lorsque vous demandez de l'aide:

• Je vous serais reconnaissant de bien vouloir + verbe
• Voudriez-vous + verbe + ing
• Serait-ce trop demander cela…

Exemples:

• Je vous serais reconnaissant de bien vouloir m'envoyer une brochure.
• Pourriez-vous me téléphoner la semaine prochaine?
• Serait-ce trop demander que notre paiement soit reporté de deux semaines?

Les expressions suivantes sont utilisées pour offrir de l'aide:

• Je serais heureux de + verbe
• Nous serions ravis de + verbe

Exemples:

• Je serais heureux de répondre à toutes vos questions.
• Nous nous ferons un plaisir de vous aider à trouver un nouvel emplacement.

Documents joints

Dans certaines lettres officielles, vous devrez inclure des documents ou d'autres informations. Utilisez les phrases suivantes pour attirer l'attention sur les documents joints que vous pourriez avoir inclus.

• Ci-joint veuillez trouver + nom
• Ci-joint vous trouverez… + nom
• Nous joignons… + nom

Exemples:

• Vous trouverez ci-joint une copie de notre brochure.
• Veuillez trouver ci-joint une copie de notre brochure.
• Nous joignons une brochure.

Remarque: si vous écrivez un e-mail officiel, utilisez la phase: attaché, veuillez trouver / attaché, vous trouverez.

Remarques de clôture

Terminez toujours une lettre officielle avec un appel à l'action ou une référence à un résultat futur que vous désirez. Certaines des options incluent:

Renvoi à une future réunion:

• J'ai hâte de vous rencontrer / vous voir
• Au plaisir de vous rencontrer la semaine prochaine.

Une offre d'aide supplémentaire

• N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions à ce sujet.
• Si vous avez besoin d'aide, veuillez me contacter.

Une signature officielle

Signez la lettre avec l'une des phrases suivantes:

• Cordialement votre,
• Cordialement,

Moins formelle

• Meilleurs vœux.
• Meilleures salutations.

Assurez-vous de signer votre lettre à la main suivie de votre nom tapé.

Format de bloc

Les lettres formelles écrites au format bloc placent tout sur le côté gauche de la page. Placez votre adresse ou celle de votre entreprise en haut de la lettre à gauche (ou utilisez le papier à en-tête de votre entreprise) suivie de l'adresse de la personne et / ou de la société à laquelle vous écrivez, toutes placées sur le côté gauche de la page. Appuyez sur la touche retour plusieurs fois et utilisez la date.

Format standard

Dans des lettres formelles écrites au format standard, placez votre adresse ou celle de votre entreprise en haut de la lettre à droite. Placez l'adresse de la personne et / ou de la société que vous écrivez sur le côté gauche de la page. Placez la date sur le côté droit de la page en alignement avec votre adresse.