Les principes de base de la rédaction d'une lettre commerciale

Lorsque vous souhaitez demander à une entreprise plus d'informations concernant un produit ou un service ou d'autres informations, vous écrivez une lettre de demande. Lorsqu'ils sont écrits par des consommateurs, ces types de lettres répondent souvent à une publicité vue dans un journal, un magazine ou une publicité à la télévision. Ils peuvent être écrits et postés ou envoyés par courrier électronique. Dans un environnement d'entreprise à entreprise, les employés d'une entreprise peuvent rédiger des demandes de renseignements pour poser les mêmes types de questions sur les produits et services. Par exemple, un représentant d'une entreprise peut vouloir des informations sur l'achat de produits en gros auprès d'un distributeur, ou une petite entreprise en croissance peut avoir besoin d'externaliser sa comptabilité et sa paie et vouloir conclure un contrat avec une entreprise..

Pour d'autres types de lettres commerciales, vous pouvez trouver des exemples de différents types de lettres commerciales pour affiner vos compétences à des fins commerciales spécifiques, telles que faire des demandes de renseignements, ajuster les réclamations, rédiger des lettres d'accompagnement, etc..

Lettres papier

Pour les lettres imprimées d'aspect professionnel, placez votre adresse ou celle de votre entreprise en haut de la lettre (ou utilisez le papier à en-tête de votre entreprise) suivie de l'adresse de l'entreprise à laquelle vous écrivez. La date peut être placée à double interligne (appuyez sur Entrée / Entrée deux fois) ou à droite. Si vous utilisez un style qui a la date à droite, indentez vos paragraphes et ne mettez pas de ligne d'espace entre eux. Si vous gardez tout aligné à gauche, ne mettez pas les paragraphes en retrait et mettez un espace entre eux.

Laissez une ligne d'espace avant votre fermeture et quatre à six lignes d'espace pour que vous ayez de la place pour signer la lettre à la main.

Demandes par courriel

Si vous utilisez le courrier électronique, il est plus facile aux yeux du lecteur d'avoir des paragraphes avec une ligne d'espace entre eux, alors videz tout ce qui reste. L'email aura automatiquement la date de son envoi, vous n'avez donc pas besoin d'ajouter la date, et vous n'aurez besoin que d'une ligne d'espace vide entre votre fermeture et votre nom tapé. Placez les coordonnées de votre entreprise (telles que votre poste téléphonique afin que quelqu'un puisse vous contacter facilement) en bas après votre nom. 

Il est facile d'être trop décontracté avec le courrier électronique. Si vous voulez paraître professionnel à l'entreprise à laquelle vous écrivez, respectez les règles et le ton de la rédaction d'une lettre formelle pour obtenir les meilleurs résultats et relisez votre lettre avant de l'envoyer. Il est si facile de lancer un e-mail, d'appuyer sur Envoyer immédiatement, puis de découvrir une erreur lors de la relecture. Corrigez les erreurs avant d'envoyer pour faire une meilleure première impression.

Langue importante pour une lettre de renseignements commerciaux

• Le début: "Cher Monsieur ou Madame" ou "A qui cela peut concerner" (très formel, utilisé lorsque vous ne connaissez pas la personne à qui vous écrivez). Si vous connaissez déjà votre contact, c'est mieux que d'être anonyme.
• Donner référence: "En référence à votre annonce (annonce) dans…" ou "Concernant votre annonce (annonce) dans ..." Donnez tout de suite le contexte de l'entreprise pour expliquer pourquoi vous écrivez.
• Demander un catalogue, une brochure, etc.: Après la référence, ajoutez une virgule et continuez "pourriez-vous s'il vous plaît m'envoyer des informations sur…"
• Demande d'informations complémentaires: Si vous en avez plus que vous cherchez, ajoutez: «J'aimerais aussi savoir…» ou «Pourriez-vous me dire si…»
• Résumé de l'appel à l'action: «J'ai hâte de vous entendre…» ou «Pourriez-vous s'il vous plaît me téléphoner entre les heures de…»
• Fermeture: Utilisez "Sincèrement" ou "Cordialement" pour fermer.
• Signature: Ajoutez votre titre sur la ligne qui suit votre nom.

Un exemple de lettre sur papier

votre nom
Votre adresse
Ville, ST Zip

Nom de l'entreprise
Adresse d'affaires
Ville, ST Zip

12 septembre 2017

À qui cela concerne:

En référence à votre annonce d'hier New York Times, pouvez-vous m'envoyer une copie de votre dernier catalogue? Est-il également disponible en ligne?

Je suis dans l'attente de votre réponse.

Cordialement votre,

(Signature)

votre nom

Ton poste
Le nom de votre société