10 conseils sur la façon de rédiger un courrier électronique meilleur et plus professionnel

Malgré la popularité des SMS et des médias sociaux, le courrier électronique reste la forme de communication écrite la plus courante dans le monde des affaires et la plus utilisée. Trop souvent, les courriels claquent, grognent et aboient comme si être concis signifiait que vous deviez avoir l'air autoritaire. Pas si.

Considérez ce message électronique récemment envoyé à tous les membres du personnel d'un grand campus universitaire:

Il est temps de renouveler vos décalcomanies de stationnement pour les professeurs et le personnel. De nouveaux autocollants sont requis d'ici le 1er novembre. Les règles et règlements de stationnement exigent que tous les véhicules conduits sur le campus doivent afficher l'autocollant actuel.

Gifler un "Salut!" devant ce message ne résout pas le problème. Cela ne fait qu'ajouter un faux air de gourmandise.

Au lieu de cela, considérez à quel point l'e-mail serait plus agréable et plus court - et probablement plus efficace - si nous ajoutions simplement un «s'il vous plaît» et nous adressions directement au lecteur:

Veuillez renouveler vos vignettes de stationnement pour le personnel enseignant et le personnel d'ici le 1er novembre.

Bien sûr, si l'auteur de l'e-mail avait vraiment gardé à l'esprit les lecteurs, ils auraient peut-être inclus une autre information utile: un indice sur la façon et le lieu de renouveler les décalcomanies. En utilisant l'e-mail sur les autocollants de stationnement comme exemple, essayez d'incorporer ces conseils dans votre propre écriture pour des e-mails meilleurs, plus clairs et plus efficaces:

1. Remplissez toujours la ligne d'objet avec un sujet qui signifie quelque chose pour votre lecteur. Pas "décalcomanies" ou "important!" mais "Date limite pour les nouveaux autocollants de stationnement".
2. Mettez votre point principal dans la phrase d'ouverture. La plupart des lecteurs ne resteront pas pour une fin surprise.
3. Ne commencez jamais un message avec un vague "ceci" - comme dans "cela doit être fait avant 17h00". Précisez toujours de quoi vous parlez.
4. N'utilisez pas TOUTES MAJUSCULES (pas de cris!), Ou toutes les lettres minuscules non plus (sauf si vous êtes le poète E. E. Cummings).
5. En règle générale, PLZ évite le texte (abréviations et acronymes): vous pouvez être ROFLOL (rouler sur le sol en riant fort), mais votre lecteur peut se demander WUWT (qu'est-ce qui se passe).
6. Soit bref et poli. Si votre message comporte plus de deux ou trois courts paragraphes, envisagez (a) de réduire le message ou (b) de fournir une pièce jointe. Mais dans tous les cas, ne pas casser, grogner ou aboyer.
7. N'oubliez pas de dire «s'il vous plaît» et «merci». Et c'est sérieux. Par exemple, "Merci d'avoir compris pourquoi les pauses de l'après-midi ont été supprimées" est compliqué et mesquin. Ses ne pas poli.
8. Ajoutez un bloc de signature avec les informations de contact appropriées (dans la plupart des cas, votre nom, votre adresse professionnelle et votre numéro de téléphone, ainsi qu'une clause de non-responsabilité légale si votre entreprise l'exige). Le faites vous avoir besoin encombrer le bloc de signature avec une citation intelligente et des illustrations? Probablement pas.
9. Modifier et relire avant d'appuyer sur "envoyer". Vous pensez peut-être que vous êtes trop occupé pour transpirer les petites choses, mais malheureusement, votre lecteur peut penser que vous êtes un imbécile imprudent.
10. Enfin, répondez rapidement aux messages sérieux. Si vous avez besoin de plus de 24 heures pour collecter des informations ou prendre une décision, envoyez une brève réponse expliquant le retard.