Le rôle d'un récepteur dans une communication claire et efficace est important

Dans le processus de communication, le "récepteur" est l'auditeur, le lecteur ou l'observateur, c'est-à-dire l'individu (ou le groupe d'individus) auquel un message est adressé. Le récepteur est aussi appelé "public" ou décodeur.

La personne qui initie un message dans le processus de communication est appelée «expéditeur». En termes simples, un message "efficace" est celui qui est reçu de la manière souhaitée par l'expéditeur. Des problèmes peuvent survenir aux deux extrémités qui empêchent le message souhaité de parvenir au destinataire.

Le message et les problèmes potentiels

Par exemple, Paige pose une question à Bill verbalement. Le message voyage dans l'air, le «canal», jusqu'aux oreilles de Bill. Il répond. Paige est l'expéditeur, la question est le message, et Bill est le destinataire et donne des commentaires à Paige en répondant à la question.

Il existe une myriade de domaines et de moyens où des problèmes pourraient survenir même dans ce court échange. Si Paige chuchote, Bill pourrait ne pas l'entendre. Peut-être qu'il n'en entend qu'une partie et répond à une question qui n'a pas été réellement posée, et donc Paige est confus. Il y a peut-être un bruit de fond ou la question n'est pas claire. Si Bill est distrait par quelque chose et ne fait pas attention, il pourrait manquer certains mots et répondre de manière inappropriée - ou il pourrait manquer complètement la question afin que l'échange doive recommencer. S'il ne regarde pas Paige lorsqu'elle pose la question, il manquerait tout langage corporel qui fournirait un sous-texte à la question.

Si Paige envoie un e-mail ou un SMS à Bill, des problèmes peuvent survenir car Bill n'a pas le langage corporel ou le ton de voix de Paige à interpréter, ce qui pourrait ajouter des informations au message. La correction automatique peut avoir inséré des erreurs dans le texte, ou un point d'interrogation manquant peut faire qu'une question ressemble à une déclaration.

Ce sont tous des obstacles à une communication efficace. Le degré d'efficacité est déterminé par la quantité de message comprise par le destinataire.

Décodage du message

Dans le livre «Business Communication», les auteurs Carol M. Lehman et Debbie D. DuFrene le présentent ainsi:

"La tâche du récepteur est d'interpréter le message de l'expéditeur, à la fois verbal et non verbal, avec le moins de distorsion possible. Le processus d'interprétation du message est appelé décodage. Parce que les mots et les signaux non verbaux ont des significations différentes pour différentes personnes, d'innombrables problèmes peuvent survenir. à ce stade du processus de communication:

"L'expéditeur encode de manière inadéquate le message d'origine avec des mots non présents dans le vocabulaire du destinataire; des idées ambiguës et non spécifiques; ou des signaux non verbaux qui distraient le destinataire ou contredisent le message verbal.

• Le destinataire est intimidé par la position ou l'autorité de l'expéditeur, ce qui entraîne une tension qui empêche une concentration efficace sur le message et ne demande pas les éclaircissements nécessaires.
• Le récepteur juge le sujet trop ennuyeux ou difficile à comprendre et n'essaie pas de comprendre le message.
• Le récepteur est ouvert d'esprit et peu réceptif aux idées nouvelles et différentes.

"Avec le nombre infini de pannes possibles à chaque étape du processus de communication, c'est en effet un miracle qu'une communication efficace se produise."

Même l'environnement ou l'état émotionnel du destinataire peuvent affecter le décodage du message, par exemple, les distractions dans la pièce, l'inconfort de la part du destinataire, ou le stress ou l'anxiété qui permettent au destinataire d'insérer un sous-texte que l'expéditeur n'avait pas l'intention . La connaissance des contextes sociaux ou culturels peut empêcher le récepteur de saisir des indices ou de réagir de manière appropriée également. Les contextes relationnels peuvent également colorer un message, car les messages d'amis proches peuvent être reçus différemment d'un message d'un superviseur de travail.

Importance de la rétroaction

Lorsqu'il n'est pas clair pour l'expéditeur que la compréhension s'est produite de la part du destinataire, la communication se poursuit, par exemple, par le biais de questions de suivi de l'une ou l'autre partie, d'une discussion plus approfondie ou de l'expéditeur donnant des exemples, reformulant les informations ou d'autres moyens de clarification pour obtenir l'expéditeur et le récepteur sur la même soi-disant "longueur d'onde". Dans une présentation, l'expéditeur peut afficher des graphiques ou des images pour clarifier un point pour le public ou le lecteur..

Le plus de signaux et de canaux que le récepteur a et est ouvert à la réception est souvent meilleur; par exemple, il peut être facile de mal interpréter le ton ou le sous-texte dans un e-mail ou un message texte, alors que ce même message apparaîtrait clairement si le destinataire entend la voix de la personne ou parle avec elle face à face.. 

Dans le livre «Planification, mise en œuvre et évaluation des programmes de communication ciblés», les auteurs Gary W. Selnow et William D. Crano notent que le langage corporel et le ton ne sont pas seulement la communication du côté de l'expéditeur: «La rétroaction dans le cadre interpersonnel fournit une compte courant de la réception d'un message par un destinataire. Des indices évidents, tels que des questions directes, montrent à quel point un récepteur traite les informations. Mais des indicateurs subtils peuvent également fournir des informations. Par exemple, bâillement d'un récepteur, silence lorsque des commentaires sont attendus ou expressions de l'ennui suggère que des portes d'exposition sélective peuvent être en fonction. "