Meilleures pratiques pour la rédaction commerciale

La rédaction commerciale est un outil de communication professionnel (également appelé communication commerciale ou rédaction professionnelle) que les sociétés et autres entités professionnelles utilisent pour communiquer avec un public interne ou externe. Les mémorandums, rapports, propositions, courriels et divers autres documents écrits liés aux entreprises sont tous des formes de rédaction commerciale.

Conseils pour une rédaction commerciale efficace

Le but de l'écriture commerciale est transactionnel. Bien sûr, le contenu de l'écriture commerciale concerne une entité commerciale, mais il concerne également une transaction spécifique et ciblée entre l'écrivain et son public. Selon Brant W. Knapp, auteur de "Un guide du chef de projet pour réussir l'examen de gestion de projet, «la meilleure rédaction commerciale peut être» clairement comprise lorsqu'elle est lue rapidement. Le message doit être bien planifié, simple, clair et direct. "

Faits en bref: Objectifs de base en rédaction commerciale

• Pour transmettre des informations: Des formes de communication d'entreprise, telles que des rapports de recherche ou des notes de politique, sont rédigées pour diffuser les connaissances.
• Fournit des nouvelles: La rédaction professionnelle est souvent utilisée pour partager des événements récents et des réalisations avec des publics internes et externes.
• Appel à l'action: Les professionnels utilisent l'écriture pour tenter d'influencer les autres pour de nombreuses raisons, de la vente de marchandises à l'adoption d'une loi.
• Explique ou justifie une action: La communication professionnelle permet à une entité commerciale d'expliquer ses convictions ou de justifier ses actions.

Les conseils suivants, adaptés des dictionnaires Oxford Living, constituent une bonne base pour les meilleures pratiques de rédaction commerciale..

• Mettez vos points principaux en premier. Énoncez exactement pourquoi vous écrivez la correspondance à l'avance. Une exception à cette règle concerne les lettres de vente. Rappeler au destinataire une réunion passée ou une connexion commune que vous partagez est un moyen acceptable d'ouvrir car cela peut influencer le destinataire à être plus réceptif à vos objectifs.
• Utilisez des mots de tous les jours. L'utilisation de mots tels que «à propos» plutôt que «concernant», «attendre» plutôt que «anticiper» et «partie» au lieu de «composant» rendra votre écriture moins guindée.
• Connaissez votre public. À moins qu'il ne s'adresse à un public spécifique à l'industrie, ne remplissez pas votre écriture avec beaucoup de jargon technique. (Les détails peuvent être joints séparément.) Ajustez votre tonalité en fonction de votre lecteur. Par exemple, une lettre de plainte aurait un ton très différent d'une lettre de référence. Enfin - cela devrait aller de soi - ne jamais utiliser un langage désobligeant ou sexiste, et travailler activement à éliminer le langage sexiste de toute forme de communication d'entreprise.
• Utiliser des contractions lorsque c'est possible. L'écriture commerciale est passée d'un style formel à un style plus accessible."nous" ne sommes pas "nous sommes" et "nous n'avons" pas "nous avons" est la voie à suivre. Même ainsi, vous ne le faites pas toujours doivent utiliser une contraction. Une bonne règle de base est que si une contraction améliore le flux de phrases, utilisez-la; si la phrase est plus convaincante sans elle, utilisez deux mots.
• Utilisez des verbes actifs plutôt que passifs. Les verbes actifs permettent au lecteur de comprendre rapidement et de comprendre plus complètement. Par exemple, «La décision a mis en œuvre de suspendre la production», laisse ouverte l'interprétation de qui a pris la décision de l'appeler. D'un autre côté, le sens de "Nous avons décidé de suspendre la production" est clair.
• Écris bien. Encore une fois, en utilisant l'exemple ci-dessus, le choix du mot "décidé" plutôt que "pris la décision" facilite la lecture pour le public.
• Ne soyez pas esclave des règles dans toutes les situations. Encore une fois, il s'agit de connaître votre public. Si votre objectif est de rendre votre écriture conversationnelle, il est bon de terminer une phrase avec une préposition de temps en temps, en particulier pour améliorer le flux et éviter une construction maladroite. Cela dit, bien que de nombreuses entreprises aient leurs propres guides de style en interne, des règles élémentaires de style et de grammaire doivent être respectées pour que votre écriture - et vous - soit considérée comme professionnelle. Une écriture bâclée, de mauvais choix de mots ou une attitude trop familière non méritée peuvent revenir vous hanter.
• Gardez vos choix de polices simples. Restez fidèle à un style agréable et propre comme Helvetica ou Times New Roman et limitez le nombre de polices que vous utilisez dans la correspondance. Votre objectif est quelque chose de lisible et facile à lire.
• Ne pas abuser des visuels. Selon des sources sur Rédaction technique et commerciale, "Les affichages graphiques ne devraient pas représenter plus de 10 à 25 pour cent de l'écriture commerciale." Trop de graphiques deviennent déroutants et nuisent souvent au message que vous souhaitez transmettre. Quelques graphiques puissants et bien placés feront plus pour faire passer votre message que quelque chose qui ressemble à une mauvaise tentative de scrapbooking.