Messages de mauvaises nouvelles efficaces dans la rédaction commerciale

En rédaction commerciale, un message de mauvaise nouvelle est une lettre, une note de service ou un e-mail qui transmet des informations négatives ou désagréables, susceptibles de décevoir, bouleverser ou même irriter un lecteur. Il est également appelémessage indirect ou un message négatif.

Les messages de mauvaises nouvelles incluent des rejets (en réponse à des demandes d'emploi, des demandes de promotion, etc.), des évaluations négatives et des annonces de changements de politique qui ne bénéficient pas au lecteur..

Un message de mauvaise nouvelle commence classiquement par un message neutre ou positif tampon déclaration avant de présenter les informations négatives ou désagréables. Cette approche est appelée plan indirect.

Exemples et observations

• "C'est beaucoup, bien pire de recevoir de mauvaises nouvelles par écrit que par quelqu'un qui vous dit simplement, et je suis sûr que vous comprenez pourquoi. Quand quelqu'un vous dit simplement de mauvaises nouvelles, vous l'entendez une fois, et c'est la fin Mais quand une mauvaise nouvelle est écrite, que ce soit dans une lettre ou un journal ou sur votre bras dans un stylo-feutre, chaque fois que vous la lisez, vous avez l'impression de recevoir la mauvaise nouvelle encore et encore. " (Lemony Snicket, Raifort: des vérités amères que vous ne pouvez pas éviter. HarperCollins, 2007)

Exemple: rejet d'une demande de subvention

Au nom des membres du comité de recherche et de bourses, merci d'avoir soumis une demande pour le concours de subventions de recherche et de bourses de cette année..

Je suis désolé de vous annoncer que votre proposition de subvention faisait partie de celles dont le financement n'a pas été approuvé au printemps. Avec la réduction des fonds de subvention causée par les coupes budgétaires et le nombre record de demandes, je crains que de nombreuses propositions intéressantes n'aient pu être soutenues.

Bien que vous n'ayez pas reçu de subvention cette année, j'espère que vous continuerez à rechercher des opportunités de financement internes et externes.

Paragraphe d'introduction

• "Le paragraphe d'introduction du message de mauvaise nouvelle devrait atteindre les objectifs suivants: (1) fournir un tampon pour amortir les mauvaises nouvelles qui suivront, (2) faire savoir au destinataire de quoi il s'agit sans énoncer une évidence, et (3) servir de transition dans la discussion de sans révéler la mauvaise nouvelle ni amener le récepteur à s’attendre à une bonne nouvelle. Si ces objectifs peuvent être atteints en une phrase, cette phrase peut être le premier paragraphe. "(Carol M. Lehman et Debbie D Dufrene, Communication d'entreprise, 15e éd. Thomson, 2008)

Paragraphe (s) du corps

• "Diffusez les mauvaises nouvelles dans le corps du message. Énoncez-les de manière claire et concise, et expliquez les raisons brièvement et sans émotion. Évitez les excuses; elles affaiblissent votre explication ou votre position. Essayez d'incorporer les mauvaises nouvelles dans un support, pas l'actualité, phrase d'un paragraphe. En outre, essayez de l'intégrer dans une clause subordonnée d'une phrase. Le but n'est pas de cacher la mauvaise nouvelle, mais d'adoucir son impact. " (Stuart Carl Smith et Philip K. Piele, Leadership scolaire: Manuel pour l'excellence dans l'apprentissage des élèves. Corwin Press, 2006)

Fermeture

• "La fermeture d'un message contenant des nouvelles négatives doit être courtoise et utile. Le but de la clôture est de maintenir ou de reconstruire la bonne volonté ... La clôture doit avoir un ton sincère. Évitez les fermetures abusives telles que Si vous avez des questions, n'hésitez pas à appeler… Offrir au récepteur une autre option… La présentation d'une autre option fait passer l'accent de la nouvelle négative à une solution positive. »(Thomas L. Means, Communications commerciales, 2e éd. Éducation du Sud-Ouest, 2009)