Comment organiser vos fichiers de généalogie

Des tas de copies d'anciens documents, des imprimés de sites Web de généalogie et des lettres de collègues chercheurs en généalogie sont assis en tas sur le bureau, dans des boîtes et même sur le sol. Certains sont même mélangés aux factures et aux papiers scolaires de vos enfants. Vos documents peuvent ne pas être complètement désorganisés - si on vous demande quelque chose de spécifique, vous pouvez probablement le trouver, mais ce n'est certainement pas un système de classement que vous décririez comme efficace.

Croyez-le ou non, la solution est aussi simple que de trouver un système organisationnel qui convient à vos besoins et à vos habitudes de recherche, puis de le faire fonctionner. Ce n'est peut-être pas aussi simple qu'il y paraît, mais est faisable et aidera finalement à vous empêcher de faire tourner vos roues et de dupliquer la recherche.

Quel système de classement est le meilleur

Demandez à un groupe de généalogistes comment ils organisent leurs fichiers, et vous obtiendrez probablement autant de réponses différentes que les généalogistes. Il existe un certain nombre de systèmes d'organisation de la généalogie populaires, y compris des classeurs, des cahiers, des fichiers, etc., mais il n'y a vraiment aucun système individuel qui soit «le meilleur» ou «correct». Nous pensons et nous comportons tous différemment, donc en fin de compte, la considération la plus importante dans la configuration de votre système de classement est qu'il doit correspondre à votre style personnel. Le meilleur système d'organisation est toujours celui que vous utiliserez.

Apprivoiser le monstre de papier

Au fur et à mesure que votre projet de généalogie progresse, vous constaterez que vous avez de nombreux documents papier à classer pour chaque personne que vous recherchez - registres de naissance, registres de recensement, articles de journaux, testaments, correspondance avec des collègues chercheurs, impressions de sites Web, etc. développer un système de classement qui permettra de poser facilement les doigts sur l'un de ces documents à tout moment.

Les systèmes de classement généalogique couramment utilisés comprennent:

• Par nom: Tous les papiers pour un nom de famille individuel sont classés ensemble.
• Par couple ou famille: Tous les documents relatifs à un mari et à une femme ou à une unité familiale sont déposés ensemble.
• Par Family Line: Tous les documents relatifs à une lignée familiale spécifique sont classés ensemble. De nombreux généalogistes commencent par commencer par quatre de ces lignées ancestrales - une pour chacun de leurs grands-parents.
• Par événement: Tous les documents liés à un type d'événement spécifique (naissance, mariage, recensement, etc.) sont classés ensemble.

En commençant par l'un des quatre systèmes mentionnés ci-dessus, vous pouvez ensuite organiser vos articles dans les catégories suivantes:

• Par emplacement: Les articles sont d'abord regroupés selon l'un des quatre systèmes de classement généalogique répertoriés ci-dessus, puis ventilés par pays, état, comté ou ville pour refléter la migration de votre ancêtre. Par exemple, si vous choisissez la méthode du nom de famille, vous devez d'abord regrouper tous les ancêtres du CRISP, puis décomposer les piles en CRISP en Angleterre, en CRISP en Caroline du Nord et en CRISP au Tennessee.
• Par type d'enregistrement: Les documents sont d'abord regroupés par l'un des quatre systèmes de classement généalogique énumérés ci-dessus, puis ventilés par type d'enregistrement (c.-à-d. Registres de naissance, registres de recensement, testaments, etc.).

Reliures, dossiers, ordinateurs portables ou ordinateur

La première étape pour démarrer un système organisationnel est de décider de la forme physique de base pour votre classement (les piles ne comptent pas!) - dossiers, cahiers, classeurs ou disques informatiques.

• Classeur et dossiers: Les dossiers de fichiers, probablement l'outil d'organisation le plus populaire pour les généalogistes, sont peu coûteux, très portables et contiennent facilement des papiers de différentes formes et tailles. Lorsqu'ils sont supprimés, cependant, les dossiers de fichiers peuvent devenir un véritable gâchis - avec des documents désordonnés et éventuellement égarés. Les dossiers de fichiers facilitent la consultation des documents, mais vous devez faire preuve de diligence pour vous assurer que le papier est remis d'où il vient. Cependant, une fois que vous avez généré beaucoup de papier, le système de dossiers de fichiers est le plus flexible et extensible.
• Liants: Si vous êtes quelqu'un qui aime vraiment garder les choses ensemble en un seul endroit, alors organiser vos données généalogiques imprimées en classeurs peut être une bonne option pour vous. Cette méthode standardise vos documents généalogiques dans un format papier de format normal. Les documents que vous ne souhaitez pas perforer à trois trous peuvent être ajoutés dans des pochettes en polypropylène. Les classeurs sont portables et ne nécessitent pas de classeur, cependant, si vous faites beaucoup de recherches généalogiques, vous constaterez peut-être que les classeurs finissent par devenir trop encombrants par eux-mêmes.
• Disques informatiques, CD et DVD: La transcription ou la numérisation de documents généalogiques dans l'ordinateur peut économiser beaucoup d'espace, et les systèmes organisationnels informatisés peuvent accélérer considérablement les tâches fastidieuses telles que le tri et les références croisées. La qualité des CD-ROM s'est également grandement améliorée, censée durer indéfiniment dans des conditions de stockage appropriées. Mais, vos descendants dans 100 ans ou plus auront-ils un ordinateur capable de les lire? Si vous choisissez d'utiliser votre ordinateur comme système organisationnel principal, envisagez également de faire et de conserver des copies ou des impressions de documents importants.

Une fois que vous aurez commencé à organiser votre encombrement généalogique, vous constaterez probablement qu'une combinaison de méthodes de stockage fonctionne mieux. Certaines personnes, par exemple, utilisent des classeurs pour organiser des dossiers de famille et de fichiers «éprouvés» pour diverses recherches sur les connexions non prouvées, la recherche sur les quartiers ou les localités et la correspondance. Il est important de garder à l'esprit que l'organisation est et sera toujours un travail en cours.

Organisation de votre généalogie à l'aide de dossiers de fichiers

Pour configurer et utiliser des dossiers de fichiers pour organiser vos enregistrements de généalogie, vous aurez besoin des fournitures de base suivantes:

1. Un classeur ou des classeurs avec couvercles. Les boîtes doivent être solides, de préférence en plastique, avec des nervures ou rainures intérieures horizontales pour les dossiers suspendus de format lettre.
2. Dossiers suspendus colorés de format lettre en bleu, vert, rouge et jaune. Cherchez ceux avec de grands onglets. Vous pouvez également économiser un peu d'argent ici en achetant à la place des dossiers suspendus verts standard et en utilisant des étiquettes colorées pour le codage couleur.
3. Dossiers de Manille. Ceux-ci devraient avoir des onglets légèrement plus petits que les dossiers suspendus et devraient avoir des dessus renforcés pour durer en cas d'utilisation intensive.
4. Des stylos. Pour de meilleurs résultats, utilisez un stylo avec une pointe ultra fine, un feutre et une encre noire, permanente et sans acide.
5. Surligneurs. Achetez des surligneurs en bleu clair, vert clair, jaune et rose (n'utilisez pas de rouge car il fait trop sombre). Les crayons de couleur fonctionnent également.
6. Étiquettes pour les dossiers de fichiers. Ces étiquettes doivent avoir des bandes bleues, vertes, rouges et jaunes le long du dessus et un adhésif permanent au dos.

Une fois que vous avez assemblé vos fournitures, il est temps de commencer avec les dossiers de fichiers. Utilisez des dossiers de fichiers de couleurs différentes pour les lignées de chacun de vos quatre grands-parents - en d'autres termes, tous les dossiers créés pour les ancêtres d'un grand-parent seront marqués de la même couleur. Les couleurs que vous sélectionnez vous appartiennent, mais les choix de couleurs suivants sont les plus courants:

• BLEU - ancêtres de votre grand-père paternel (père du père)
• VERT - ancêtres de votre grand-mère paternelle (mère du père)
• ROUGE - ancêtres de votre grand-père maternel (père de la mère)
• JAUNE - ancêtres de votre grand-mère maternelle (mère de la mère)

En utilisant les couleurs comme indiqué ci-dessus, créez un dossier séparé pour chaque nom de famille, en écrivant les noms sur l'insertion de l'onglet du fichier suspendu avec le marqueur permanent noir (ou en imprimant les insertions sur votre imprimante). Ensuite, accrochez les fichiers par ordre alphabétique dans votre boîte de fichier ou votre armoire par couleur (c'est-à-dire mettez les bleus par ordre alphabétique dans un groupe, les verts dans un autre groupe, etc.).

Si vous êtes nouveau dans la recherche généalogique, c'est peut-être tout ce que vous devez faire. Si vous avez accumulé beaucoup de notes et de photocopies, cependant, il est maintenant temps de subdiviser. Voici où vous devez choisir la façon dont vous souhaitez organiser vos fichiers. Les deux méthodes les plus populaires, comme indiqué à la page 1 de cet article, sont les suivantes:

1. par Nom de famille (ventilé en fonction des besoins par localité et / ou type d'enregistrement)
2. par Couple ou groupe familial

Les instructions de dépôt de base sont les mêmes pour chacun, la différence réside principalement dans la façon dont elles sont organisées. Si vous ne savez pas encore quelle méthode vous convient le mieux, essayez d'utiliser la méthode du nom de famille pour un nom de famille et la méthode du groupe familial pour une ou deux familles. Découvrez laquelle vous convient le mieux ou développez votre propre combinaison des deux.

Méthode du groupe familial

Créez une feuille de groupe familial pour chaque couple marié figurant sur votre tableau généalogique. Ensuite, configurez des dossiers de Manille pour chacune des familles en mettant une étiquette colorée sur l'onglet du dossier de fichiers. Faites correspondre la couleur de l'étiquette à la couleur de la ligne de famille appropriée. Sur chaque étiquette, écrivez les noms du couple (en utilisant le nom de jeune fille pour la femme) et les numéros de votre tableau généalogique (la plupart des tableaux généalogiques utilisent le système de numérotation ahnentafel). Exemple: James OWENS et Mary CRISP, 4/5. Ensuite, placez ces dossiers de la famille Manila dans les dossiers suspendus pour le nom et la couleur appropriés, classés par ordre alphabétique par le prénom du mari ou par ordre numérique par les numéros de votre arbre généalogique.

Au début de chaque dossier de manille, joignez le dossier du groupe familial de la famille qui servira de table des matières. S'il y a eu plus d'un mariage, créez un dossier séparé avec un enregistrement du groupe familial pour chaque autre mariage. Chaque dossier familial doit inclure tous les documents et notes du moment du mariage d'un couple. Les documents relatifs aux événements antérieurs à leur mariage doivent être déposés dans les dossiers de leurs parents, tels que les certificats de naissance et les registres de recensement des familles.

Méthode du nom de famille et du type d'enregistrement

Tout d'abord, triez vos fichiers par nom de famille, puis créez des dossiers de Manille pour chacun des types d'enregistrement pour lesquels vous avez des documents en plaçant une étiquette colorée sur l'onglet du dossier de fichiers, en faisant correspondre la couleur de l'étiquette au nom de famille. Sur chaque étiquette, inscrivez le nom de famille, suivi du type d'enregistrement. Exemple: CRISP: Recensement, CRISP: Documents fonciers. Ensuite, placez ces dossiers de la famille Manille dans les dossiers suspendus pour le nom et la couleur appropriés, classés par ordre alphabétique selon le type d'enregistrement.

À l'avant de chaque dossier de Manille, créez et joignez une table des matières qui indexe le contenu du dossier. Ajoutez ensuite tous les documents et notes qui correspondent au nom et au type d'enregistrement.