Minutes en rédaction commerciale

En rédaction commerciale,le procès-verbal est le compte rendu écrit officiel d'une réunion. Les procès-verbaux sont généralement rédigés au simple passé. Ils servent de registre permanent des sujets examinés, des conclusions tirées, des actions entreprises et des missions données. Il s'agit également d'un enregistrement des personnes qui ont contribué à la réunion en termes de nouvelles idées et comment ces idées ont été reçues. S'il y a un vote lors d'une réunion, le procès-verbal sert à enregistrer qui a voté pour et qui a voté contre une proposition, ce qui peut être pris en considération à l'avenir lorsque les conséquences de la mise en œuvre ou du rejet de cette proposition se concrétiseront..

Qui prend le procès-verbal?

Certains procès-verbaux sont conservés par un secrétaire archiviste, un employé spécifiquement chargé de prendre les procès-verbaux, de conserver tous les dossiers et dossiers, de suivre les dossiers de présence et de vote, et de faire rapport aux parties désignées appropriées (par exemple, un conseil d'administration ou la haute direction d'une entreprise). ). Toutefois, le procès-verbal peut être conservé par toute personne présente à une réunion et est généralement distribué à tous les membres de l'unité représentés à la réunion..

Les principales parties du procès-verbal de la réunion

De nombreuses organisations utilisent un modèle standard ou un format spécial pour conserver les minutes, et l'ordre des pièces peut varier.

• Titre-Le nom du comité (ou de l'unité commerciale) et la date, le lieu et l'heure de début de la réunion.
• Les participants-Le nom de la personne qui organise la réunion ainsi que les noms de tous ceux qui ont assisté à la réunion (y compris les invités) et ceux qui ont été dispensés de participer.
• Approbation des minutes précédentes-Une note indiquant si le procès-verbal de la réunion précédente a été approuvé et si des corrections ont été apportées.
• Éléments d'action-Un rapport sur chaque sujet discuté lors de la réunion. Cela peut inclure les affaires non terminées de la réunion précédente. (Pour chaque point, notez le sujet de la discussion, le nom de la personne qui a dirigé la discussion et toutes les décisions qui ont pu être prises.)
• Annonces-Un rapport sur toutes les annonces faites par les participants, y compris les points proposés à l'ordre du jour de la prochaine réunion.
• Prochaine réunion-Une note sur le lieu et la date de la prochaine réunion.
• Ajournement-Une note sur l'heure de la fin de la réunion.
• Ligne de signature-Le nom de la personne qui a préparé le procès-verbal et la date à laquelle il a été soumis.

Observations

"En rédigeant un procès-verbal, soyez clair, complet, objectif et diplomatique. N'interprétez pas ce qui s'est passé; signalez-le simplement. Parce que les réunions suivent rarement parfaitement l'ordre du jour, il peut être difficile de fournir un compte rendu exact de la réunion. Si nécessaire, interrompre la discussion pour demander des éclaircissements.

"N'enregistrez pas les échanges émotionnels entre les participants. Parce que les procès-verbaux sont le compte rendu officiel de la réunion, vous voulez qu'ils reflètent positivement les participants et l'organisation."
(De "Communication technique,"Neuvième édition de Mike Markel)

Lignes directrices pour la rédaction des procès-verbaux des réunions

• La personne qui rédige le procès-verbal doit avoir la capacité de le faire en temps réel à mesure que la réunion progresse, de sorte que le produit fini soit dans une forme quasi finale à la fin de la réunion..
• Le procès-verbal doit se concentrer sur les résultats et les actions axées sur les objectifs.
• Les bonnes minutes sont brèves et précises. Ce ne sont pas des comptes rendus in extenso, mais plutôt des résumés concis et cohérents. Les résumés doivent inclure des points d'accord et de désaccord mais ne nécessitent pas tous les détails.
• Les procès-verbaux peuvent être utilisés comme source pour un rapport ou une note de service, mais ils doivent être rédigés dans le but de récapituler les événements pour ceux qui ont assisté à une réunion, plutôt que pour ceux qui ne l'ont pas fait..
• Le procès-verbal doit être rédigé et distribué rapidement après une réunion (la règle générale est dans un jour ou deux).

La source

• Hiebert, Murray; Klatt, Bruce. "L'Encyclopédie du leadership: un guide pratique du leadership populaire."McGraw-Hill, 2001