Étapes vers une réunion de famille réussie

Avec un peu de créativité et de planification préalable, vous pouvez organiser et planifier une réunion de famille mémorable dont tout le monde parlera pendant des années.

Qui est la famille?

Cela peut sembler évident, mais la première étape pour toute réunion de famille est de décider qui est la famille. Quel côté de la famille invitez-vous? Voulez-vous inclure uniquement des parents proches ou tous les descendants de Great Grandpa Jones (ou d'un autre ancêtre commun)? Invitez-vous uniquement des parents en ligne directe (parents, grands-parents, petits-enfants) ou prévoyez-vous d'inclure des cousins, des cousins ​​au deuxième degré ou des cousins ​​au troisième degré, deux fois éloignés? N'oubliez pas que chaque pas en arrière sur l'arbre ancestral ajoute une tonne de nouveaux participants potentiels. Connaissez vos limites.

Créer une liste d'invités

Commencez par dresser une liste des membres de la famille, y compris les conjoints, les partenaires et les enfants. Contactez au moins une personne de chaque branche de la famille pour vous aider à retrouver les coordonnées de chaque personne de votre liste. Assurez-vous de collecter les adresses e-mail de ceux qui en ont - cela aide vraiment avec les mises à jour et la correspondance de dernière minute.

Participants au sondage

Si vous prévoyez d'inclure beaucoup de personnes dans votre réunion de famille, pensez à envoyer un sondage (par courrier postal et / ou par e-mail) pour informer les gens qu'une réunion est en cours. Cela vous aidera à évaluer l'intérêt et les préférences et à demander de l'aide pour la planification. Incluez les dates possibles, le type de réunion proposé et un lieu général (discuter des coûts possibles dès le début peut décourager une réponse positive), et demandez poliment une réponse rapide à vos questions. Ajoutez les noms des proches intéressés qui renvoient le sondage à votre liste de retrouvailles pour de futurs envois et / ou tenez-les au courant des plans de retrouvailles via un site Web de retrouvailles familiales.

Former un comité de réunion.

À moins qu'il ne s'agisse d'un rassemblement de cinq sœurs à la maison de tante Maggie, un comité de réunion est presque essentiel pour planifier une réunion de famille réussie et réussie. Mettez quelqu'un en charge de chaque aspect majeur de la réunion - lieu, événements sociaux, budget, mailings, tenue de dossiers, etc. Pourquoi faire tout le travail vous-même si vous n'avez pas à?

Sélectionnez la ou les dates

Ce n'est pas vraiment une réunion si personne ne peut y assister. Que vous prévoyiez que votre réunion de famille coïncide avec un jalon familial ou une journée spéciale, des vacances d'été ou des vacances, cela aide à sonder les membres de la famille pour éviter les conflits d'heure et de date. Étant donné que les réunions de famille peuvent englober tout, d'un barbecue l'après-midi à une grande affaire de trois jours ou plus, vous devrez également déterminer combien de temps vous prévoyez de vous réunir. Une bonne règle de base - plus les gens doivent voyager pour atteindre le lieu de la réunion, plus la réunion devrait durer. Surtout, n'oubliez pas que vous ne pourrez pas accueillir tout le monde. Choisissez vos dates finales en fonction de ce qui convient le mieux à la majorité des participants.

Choisissez un emplacement

Visez un lieu de réunion de famille le plus accessible et le plus abordable pour la majorité des personnes que vous souhaitez fréquenter. Si les membres de la famille sont regroupés dans une zone, sélectionnez un lieu de réunion à proximité. Si tout le monde est dispersé, choisissez un emplacement central pour aider à réduire les frais de voyage des parents éloignés.

Développer un budget

Cela déterminera l'ampleur de la nourriture, des décorations, de l'hébergement et des activités pour votre réunion de famille. Vous pouvez choisir que les familles paient pour leur propre logement, apportent un plat couvert, etc., mais à moins d'avoir une autre source de revenu, vous devrez également définir des frais d'inscription par famille pour aider à la décoration, à l'activité, et les frais de localisation.

Réservez un site de réunion

Une fois que vous avez choisi un lieu et fixé une date, il est temps de sélectionner un site pour la réunion. "Rentrer à la maison" est un grand tirage au sort pour les réunions de famille, donc vous voudrez peut-être considérer l'ancienne propriété familiale ou un autre site historique lié au passé de votre famille. Selon la taille de la réunion, vous pourrez peut-être trouver un membre de la famille qui se portera volontaire pour l'avoir à leur domicile. Pour les réunions plus importantes, les parcs, les hôtels, les restaurants et les salles communautaires sont un bon point de départ. Si vous prévoyez une réunion de plusieurs jours, envisagez un lieu de villégiature où les gens peuvent combiner des activités de réunion avec des vacances en famille.

Choisissez un thème

Créer un thème pour une réunion de famille est un excellent moyen d'intéresser les gens et de les rendre plus susceptibles d'y assister. Cela rend également les choses plus amusantes lorsqu'il s'agit d'imaginer de la nourriture, des jeux, des activités, des invitations et à peu près tous les autres aspects de la réunion. Les thèmes d'histoire familiale sont particulièrement populaires, tout comme les réunions qui célèbrent l'anniversaire ou l'anniversaire d'un membre de la famille très spécial, ou le patrimoine culturel de la famille (par exemple, le luau hawaïen).

Déterminer le menu

Nourrir un grand groupe de personnes avec des goûts différents est peut-être l'une des parties les plus délicates de la planification d'une réunion. Facilitez-vous la vie en sélectionnant un menu qui correspond à votre thème, ou peut-être celui qui célèbre l'héritage de votre famille. Organisez un groupe de membres de la famille pour préparer la nourriture pour la réunion de famille ou, si vous avez un grand groupe et si votre budget le permet, trouvez un traiteur ou un restaurant pour faire au moins une partie du travail pour vous. Un menu savoureux fait pour une réunion de famille inoubliable.

Planifier des activités sociales

Vous n'avez pas besoin d'occuper tout le monde tout le temps, mais les activités prévues et les brise-glaces lors de votre réunion de famille permettront aux personnes qui ne se connaissent pas bien de passer du temps confortablement ensemble. Incluez des activités qui plairont à tous les âges et une meilleure connaissance familiale du patrimoine partagé. Vous pouvez également attribuer des prix pour des distinctions spéciales telles que le membre le plus âgé de la famille ou la plus longue distance parcourue pour y assister.

Préparer le terrain

Vous avez un tas de gens, maintenant que comptez-vous faire avec eux? Il est maintenant temps de prendre des dispositions pour les tentes (s'il s'agit d'une réunion à l'extérieur), les chaises, les décorations de stationnement, les programmes, les enseignes, les t-shirts, les sacs cadeaux et autres exigences du jour de la réunion. C'est le moment de consulter une liste de contrôle de regroupement familial!

Dites "cheese!

Bien que de nombreux membres de la famille apporteront sans aucun doute leurs propres caméras, il est également utile de planifier l'enregistrement de l'événement dans son ensemble. Que vous désigniez un parent spécifique comme photographe officiel de la réunion ou que vous engagiez un photographe professionnel pour prendre des photos ou des vidéos, vous devez préparer une liste des personnes et des événements que vous souhaitez enregistrer. Pour des «moments» spontanés, achetez une douzaine de caméras jetables et remettez-les à des invités bénévoles. N'oubliez pas de les récupérer en fin de journée!

Invitez les invités

Une fois que la plupart de vos plans sont en place, il est temps d'inviter les invités par courrier, e-mail et / ou téléphone. Vous aurez envie de le faire à l'avance pour vous en assurer et donner à chacun le temps de le faire sur son calendrier. Si vous facturez des frais d'admission, mentionnez-le dans l'invitation et fixez une date limite à l'avance au moins un pourcentage du prix du billet est requis (à moins que vous ne soyez assez riche pour couvrir vous-même tous les coûts et que vous puissiez attendre le réunion pour remboursement). Les billets achetés à l'avance signifient également que les gens seront moins susceptibles d'annuler au dernier moment! C'est aussi une bonne occasion de demander aux gens, même s'ils ne peuvent pas assister à la réunion, de fournir des arbres généalogiques, des photos, des objets de collection et des histoires à partager avec d'autres membres de la famille.

Financer les extras

Si vous ne voulez pas facturer de frais d'admission pour votre réunion, vous devrez planifier une petite collecte de fonds. Même si vous collectez des entrées, la collecte de fonds peut fournir de l'argent pour certains "extras" fantaisistes. Les moyens créatifs pour collecter des fonds incluent la tenue d'une vente aux enchères ou d'une tombola lors de la réunion ou la fabrication et la vente de chapeaux de famille, de t-shirts, de livres ou de vidéos de réunion.

Imprimer un programme

Créez un programme qui décrit la liste des événements de réunion programmés à fournir aux membres de la famille à leur arrivée pour la réunion. Vous pouvez également l'envoyer par e-mail ou sur votre site Web de réunion avant la réunion. Cela aidera à rappeler aux gens les activités qui peuvent nécessiter d'apporter quelque chose avec eux, comme un mur de photos ou un arbre généalogique..

Décorez pour le grand jour

Le grand jour est presque là et il est maintenant temps de s'assurer que tout se passe bien. Créez des panneaux accrocheurs faciles à préparer pour indiquer aux nouveaux arrivants l'inscription, le stationnement et les emplacements importants tels que les salles de bains. Achetez ou créez un livre d'or pour collecter des signatures, des adresses et d'autres informations importantes, ainsi que servir de registre permanent des retrouvailles. Achetez des badges nominatifs prédéfinis ou imprimez les vôtres pour faciliter le mélange et le mélange entre les membres de la famille inconnus. Les tableaux muraux des arbres généalogiques sont toujours un grand succès, car les participants aux réunions veulent toujours savoir où ils se situent dans la famille. Les photos encadrées ou les affiches imprimées des ancêtres communs ou des réunions de famille passées sont également populaires. Et, si vous voulez savoir ce que tout le monde a pensé de toute la planification de vos retrouvailles, imprimez des formulaires d'évaluation à remplir au moment du départ.

Continuez à vous amuser

Désignez un ou plusieurs bénévoles pour créer et envoyer un bulletin d'information post-réunion avec des histoires, des photos et des nouvelles de la réunion. Si vous avez collecté des informations sur la famille, envoyez également un tableau généalogique mis à jour. C'est un excellent moyen de susciter l'enthousiasme des gens pour la prochaine réunion, ainsi que d'inclure des membres de la famille moins fortunés qui n'ont pas pu y assister..