Rédaction d'une lettre de réponse à une demande de renseignements

Ce guide pour répondre aux lettres de demande est écrit spécialement pour les apprenants de langue anglaise. Il couvre la structure standard et les expressions utilisées dans les réponses. Des demandes de renseignements arrivent afin de demander plus d'informations sur un produit ou un service. La rapidité avec laquelle vous répondez, ainsi que la façon dont vous êtes utile pour fournir les informations demandées, garantiront la réussite de votre réponse.

Il est très important de faire bonne impression en répondant aux demandes de clients potentiels. Bien sûr, la meilleure impression sera faite en fournissant les matériaux ou informations que le client potentiel a demandés, cette impression positive sera améliorée par une réponse bien écrite.

Notions de base sur les lettres d'affaires

Les bases de la rédaction d'une lettre commerciale sont similaires pour chaque type de lettre commerciale. N'oubliez pas de placer votre adresse ou celle de votre entreprise en haut de la lettre (ou utilisez le papier à en-tête de votre entreprise), suivie de l'adresse de l'entreprise à laquelle vous écrivez. La date peut être placée à double interligne vers le bas ou vers la droite. Vous pouvez également inclure un numéro de référence pour la correspondance.

Pour d'autres types de lettres commerciales, utilisez ce guide pour différents types de lettres commerciales pour affiner vos compétences à des fins commerciales spécifiques telles que faire des demandes de renseignements, ajuster les réclamations, rédiger des lettres de motivation, etc..

Langage important à retenir

• Le débutCher M., Mme (Mme, Mlle, il est très important d'utiliser Ms pour les femmes à moins qu'on lui demande d'utiliser Mme ou Mlle)
• Remercier le client potentiel pour son intérêtMerci pour votre lettre de… vous renseignant (demandant des informations) sur…
  Nous tenons à vous remercier pour votre lettre de… vous renseignant (demandant des informations) sur…
• Fourniture du matériel demandéNous sommes heureux de vous joindre…
  Vous trouverez en annexe…
  Nous joignons…
• Fournir des informations supplémentairesNous tenons également à vous informer…
  Concernant votre question sur…
  En réponse à votre question (enquête) sur…
• Fermer une lettre dans l'espoir de futures affairesNous nous réjouissons de… avoir de vos nouvelles / recevoir votre commande / vous accueillir en tant que client (client).
• SignatureCordialement (rappelez-vous d'utiliser «Cordialement» lorsque vous ne connaissez pas le nom de la personne que vous écrivez et «Cordialement» lorsque vous le faites).

Exemple

Jackson Brothers
3487 23rd Street
New York, NY 12009
Kenneth Beare
directeur administratif
English Learners Company
2520, avenue Visita
Olympia, WA 98501
12 septembre 2000
Cher M. Beare
Merci pour votre demande du 12 septembre demandant la dernière édition de notre catalogue.
Nous sommes heureux de joindre notre dernière brochure. Nous tenons également à vous informer qu'il est possible d'effectuer des achats en ligne sur jacksonbros.com.
Nous nous réjouissons de vous accueillir en tant que client.
Cordialement
(Signature)
Dennis Jackson
Directeur marketing
Jackson Brothers