Mettre en œuvre votre plan d'affaires de tutorat

Vous avez donc décidé de démarrer une entreprise de tutorat et vous avez déjà imaginé à quoi ressemblera votre entreprise, qui seront vos clients potentiels, combien facturer, et où et quand planifier vos sessions de tutorat.

Je suis maintenant prêt à discuter de la façon de gérer le temps entre votre conversation initiale avec le client et la première session de tutorat avec votre nouvel étudiant.

1. Encore une fois, pensez à Big Picture et pensez aux RÉSULTATS. - Quels sont vos objectifs à court et à long terme pour cet élève en particulier? Pourquoi ses parents vous embauchent-ils en ce moment? Quels résultats le parent attend-il de son enfant? Lorsque les parents envoient leurs enfants dans les écoles publiques, ils ont parfois des attentes moindres car l'enseignement est gratuit et les enseignants ont tellement d'autres élèves avec qui travailler. Avec le tutorat, les parents dépensent de l'argent durement gagné minute par minute et ils veulent voir les résultats. S'ils sentent que vous ne travaillez pas de manière productive avec leur enfant, vous ne durerez pas longtemps car leur tuteur et votre réputation en souffriront. Gardez toujours cet objectif à l'esprit avant chaque session. Visez à faire des progrès spécifiques au cours de chaque heure de tutorat.
2. Animer une première réunion. - Dans la mesure du possible, je vous recommande d'utiliser votre première session comme une rencontre avec vous-même, l'élève et au moins un des parents pour vous connaître et pour fixer des objectifs. Prenez des notes copieuses pendant cette conversation. Voici certaines des choses que vous devriez discuter lors de cette première réunion:
   1. • Clarifier les attentes des parents.
3. Parlez-leur un peu de vos idées de cours et de vos stratégies à long terme.
4. Décrivez vos plans de facturation et de paiement.
5. Sollicitez des conseils sur la meilleure façon de travailler avec les forces et les faiblesses de l'élève.
6. Renseignez-vous sur les stratégies qui ont fonctionné dans le passé et sur celles qui n'ont pas fonctionné.
7. Demandez si vous pouvez contacter l'enseignant de l'élève pour obtenir des informations supplémentaires et des rapports d'étape. Si tel est le cas, sécurisez les coordonnées et le suivi ultérieurement.
8. Demandez tout matériel qui pourrait être utile pour vos séances.
9. Assurez-vous que le lieu de la session sera calme et propice à l'étude.
10. Faites savoir aux parents ce que vous attendez d'eux afin de maximiser l'efficacité de votre travail.
11. Précisez si vous devez attribuer des devoirs en plus des devoirs que l'élève aura déjà de l'école ordinaire.
12. Établir les règles de base. - Tout comme dans la classe ordinaire, les élèves veulent savoir où ils en sont avec vous et ce que l'on attend d'eux. Comme pour le premier jour d'école, discutez de vos règles et de vos attentes, tout en faisant savoir à l'élève un peu de vous. Dites-leur comment gérer leurs besoins pendant les séances, par exemple s'ils ont besoin d'un verre d'eau ou pour utiliser les toilettes. Ceci est particulièrement important si vous faites du tutorat à votre domicile, plutôt qu'à celui de l'étudiant, car l'étudiant est votre invité et sera probablement mal à l'aise au début. Encouragez l'élève à poser autant de questions qu'il le souhaite. C'est l'un des principaux avantages du tutorat individuel, bien sûr.
13. Restez concentré et sur la tâche à chaque minute. - Le temps c'est de l'argent avec le tutorat. Au fur et à mesure que vous roulez avec l'élève, donnez le ton à des réunions productives où chaque minute compte. Gardez la conversation concentrée sur le travail à accomplir et tenez l'étudiant fermement responsable de la qualité de son travail.
14. Envisagez d'implémenter une forme de communication parent-tuteur. - Les parents veulent savoir ce que vous faites avec l'élève à chaque session et comment cela se rapporte aux objectifs que vous vous fixez. Pensez à communiquer avec les parents sur une base hebdomadaire, peut-être par e-mail. Alternativement, vous pouvez taper un petit formulaire en demi-feuille où vous pouvez écrire quelques notes informatives et demander à l'élève de le rapporter à la maison à ses parents après chaque session. Plus vous communiquez, plus vos clients vous verront comme sur le terrain et valent leur investissement financier.
15. Mettre en place un système de suivi et de facturation. - Suivez attentivement chaque heure pour chaque client. Je garde un calendrier papier où j'écris quotidiennement mes heures de tutorat. J'ai décidé de facturer le 10 de chaque mois. J'ai acquis un modèle de facture via Microsoft Word et j'envoie mes factures par e-mail. Je demande le paiement par chèque dans les 7 jours suivant la facture.
16. Restez organisé et vous resterez productif. - Créez un dossier pour chaque étudiant où vous conserverez leurs coordonnées, ainsi que toutes les notes sur ce que vous avez déjà fait avec eux, ce que vous observez pendant votre session et ce que vous prévoyez de faire dans les sessions futures. De cette façon, lorsque votre prochaine session avec cet étudiant approche, vous aurez un raccourci pour savoir où vous vous êtes arrêté et ce qui vient ensuite.
17. Tenez compte de votre politique d'annulation. - Les enfants sont tellement occupés aujourd'hui et tant de familles sont mélangées et élargies et ne vivent pas toutes sous le même toit. Cela rend les situations compliquées. Soulignez aux parents combien il est important d'assister à chaque session à temps et sans trop d'annulations ou de changements. J'ai institué une politique d'annulation de 24 heures où je me réserve le droit de facturer le taux horaire complet si une session est annulée à court préavis. Pour les clients fiables qui annulent rarement, je pourrais ne pas exercer ce droit. Pour les clients gênants qui semblent toujours avoir une excuse, j'ai cette politique dans ma poche arrière. Utilisez votre meilleur jugement, accordez une certaine latitude et protégez-vous et votre horaire.
18. Mettez les coordonnées de vos clients dans votre téléphone portable. - Vous ne savez jamais quand quelque chose va arriver et vous devrez contacter un client. Lorsque vous travaillez pour vous-même, vous devez garder le contrôle de votre situation, de votre emploi du temps et de tout facteur atténuant. C'est votre nom et votre réputation qui sont en jeu. Traitez votre entreprise de tutorat avec sérieux et diligence et vous irez loin.

Si vous décidez que le tutorat est pour vous, je vous souhaite beaucoup de chance et j'espère que tous ces conseils vous ont été utiles!